إذا أردت أن تتبع أين تختزن مجلدات ورسائل البريد الإلكتروني على الهارد درايف فلن تجد هذه المهمة سهلة··فالمكان هو ملفات البرنامج، ولكنك ستفاجأ، إذا فتحت المجلد الذي يحمل الاسم اوت لوك اكسبرس Outlook Express بأنك لن تجد فيـــــــه أية رســــائل، فكيــف حدث ذلك؟
ابحث عن حجم الرسائل وما تحتل من سعة في المجلد اوت لوك اكسبرس، على النحو التالي: اختر Tools Options ثم اضغط على التبويبة Maintenance، ثم اضغط على الزر Store Folder وسيظهر أمامك المسار الكامل للمجلد· كما في الشكل رقم ·1
بعد ذلك اذهب إلى My Computer أو Windows Explorer أو من خلال Start Explore وحدد مكان المجلد ، ثم اضغط عليه بيمين الماوس واختر Properties، تحصل على نافذة جديدة تبين حجم رسائلك الإلكترونية، ولا تستغرب إذا وصل إلى عشرات أو مئات الميجابايت·
لهذا السبب سنقوم بجولة لتنظيم هذه الرسائل وتقليص حجم السعة التي تحتلها على الهارد ديسك:
إلغاء الرسائل
إلغاء الرسائل من صندوق الوارد Inbox لا يعني إلغاءها من الهارد ديسك، لأنها تنقل إلى المجلد Deleted Items، ولكي تتأكد من إلغاء الرسائل بالكامل قم بتوصيف اوت لوك اكسبرس Outlook Express على النحو التالي: اختر Tools Options ثم التبويبة Maintenance وضع علامة الصح في المربع Empty messages from the Deleted Items folder on Exit
كما في الشكل 2
إلغاء المرفقات
تحتل مرفقات البريد الإلكتروني سعة كبيرة من الهارد ديسك· واذا أردت إلغاء ملف مرفق، مع الحفاظ على نص الرسالة، فان اسهل طريقة لذلك، هي أن تحول Forward نسخة من الرسالة الأصلية إلى نفسك، ثم حذف الملف المرفق في الرسالة الجديدة قبل إرسالها· عندها تستطيع حذف الرسالة الأصلية والملف المرفق بها·
تنظيف الرسائل
تستطيع إلغاء نصوص الرسائل الموجودة في المجلدات، وذلك على النحو التالي: اختر Tools Options ثم التبويبة Maintenance، ثم اضغط على الزر Clean Up Now. فإذا ضغط على الزر Remove Messages فسوف تزيل نصوص الرسائل المخزنة في المجلدات، كما تستطيع حذف واعادة توصيف الاختيارات Delete and Reset لإزالة الرسائل ومحتوياتها·
ضغط المجلدات
تستطيع تقليص المساحة المستعملة على الهارد دريف من خلال مجلدات البريد الإلكتروني، وذلك على النحو التالي: اختر File Compact ثم اختر Compact all Folders كما في الشكل ·
نقل الرسائل
إذا وجدت مجلدات الرسائل تحتل مساحة كبيرة على الهارد ديسك، استطعت نقلها الى موقع آخر، كنقلها الى السي دي رايتر أو القرص المرن· اختر Tools Options ثم التبويبة Maintenance. اضغط على Store Folder ثم على
Change and Move the Folder to a
different drive or removable Media
نصيحة
إذا وجدت اوت لوك اكسبرس Outlook Express يتثاقل في الانطلاق، ويستغرق وقتا طويلا لكي تظهر واجهة استخدامه، فان السبب يعود إلى كثرة رسائل البريد الإلكتروني والمجلدات· إن قيامك بالخطوات السابقة الذكر تجعه أسرع انطلاقا·
إذا لم تكن على دراية بما تبقي، وما تحذف من الرسائل والمجلدات، فانك تستطيع ان تعرف حجم كل منها، لتقرير أي منها سيتم حذفه، فقم بالخطوة التالية: اضغط بيمين الماوس فوق الملف أو المجلد واختر Properties تحصل على حجم الملف أو المجلد·
العرض العادي
